De Accounting gamma

Uw eigen boekhoudkundige oplossing, dankzij een zeer volledig modulair aanbod.

De Algemene boekhouding

WinBooks® is een volledig boekhoudprogramma dat perfect beantwoordt aan de meest recente voorschriften en standaard waardevolle functies bevat.

• Uiterst snelle invoer in real time met onmiddellijke bijwerking van de boekhouding, mogelijkheid om de boekingen te verbeteren tot ze gevalideerd worden of tot de periode afgesloten wordt (per dagboektype).
• Automatisch beheer van de gedeeltelijk aftrekbare BTW.
• Mogelijkheid om te zoeken en te sorteren op alle velden van de fiche van de klanten/leveranciers/algemene rekeningen (bedrijf, BTW, woonplaats, …).
• Boekingsbibliotheek (type- en/of terugkerende boekingen).
• Aanmaningsbeheer op 3 niveaus met mogelijkheid om de aanmaningslay-outs te personaliseren (logo, kleuren, …) en berekening van de verwijlinteresten.
• Automatische en up-to-date heropening van boekjaren.
• Volledige afdrukken: balansen, dagboeken, BTW-aangiftes, Kwartaalopgave, jaarlijkse BTWklantenlisting, BTW-overeenstemming, commissiefiches 281.50 en 325.50, vervaldagboeken, …
• Balansherindeling, alternatieve omschrijving.
• Herwaardering van de openstaande posten in valuta, automatische ristornoboeking van diverse posten, automatisch genereren van de BTW saldering- « diverse posten »,…
• Ver doorgedreven parametrering van basisbestanden, gekoppelde tabellen, …
• Geïntegreerd backup- en restoresysteem, automatische transfer van een dossier tussen een netwerk en een draagbare computer, boekhoudtest, reorganisatieprocedure, mogelijkheid om de einddatum van een boekjaar in de loop van het boekjaar te wijzigen, …

De Analytische boekhouding

In functie van de organisatie binnen het bedrijf en van de gewenste analyses worden één of meerdere analytische plannen gedefinieerd. Bij het invoeren van boekingen wordt dan automatisch of op aanvraag (in functie van de gedefinieerde instellingen) een venster geopend voor de analytische uitsplitsing.

• Tot 9 analytische plannen (alfanumeriek of hoeveelheid) met een onbeperkt aantal referenties per plan.
• Analytische uitsplitsing ofwel bij het invoeren van de boeking ofwel achteraf bij het raadplegen van een eerder ingevoerd boekstuk.
• Wijziging van een bestaande uitsplitsing of nieuwe uitsplitsing ofwel door het verbeteren van het oorspronkelijke boekstuk ofwel door het invoeren van een analytische diverse post.
• Per plan, mogelijkheid om te bepalen welke rekeningen, rekeningklasses, (sub)rubrieken analytisch uitgesplitst dienen te worden.
• Meervoudige sleutels met procentuele verdeling tussen de verschillende analytische referenties.
• Analytische boekingsbibliotheek.
• Mogelijkheid om een default analytische boeking of een referentie uit de bibliotheek te koppelen aan elke algemene rekening.

De Facturatie en de Abonnementen

De facturatiemodule van WinBooks® onderscheidt zich door zijn gebruiksvriendelijkheid alsook door de instelmogelijkheden van de verschillende lay-outs (facturen, offertes, verzendnota's, …).

• Bijwerking van de boekhouding zodra een factuur of een creditnota ingevoerd is met mogelijkheid om een factuur te wijzigen totdat de periode afgesloten wordt.
• Ver doorgedreven parametrering van de factuurlay-outs (logo, kleuren, …), onbeperkt aantal lay-outs gekoppeld aan één of meerdere dagboeken.
• Facturen, creditnota’s en andere documenttypes (bestekken, verzendnota's, …).
• Omzetten van offertes of verzendnota’s in facturen.
• Memo’s per document, artikelkorting, globale korting, betalingskorting, portkosten, defaultcommentaar- en memotabellen, directe afdruk van een document, afdruk van een reeks of van een selectie documenten, …
• Automatische aanmaak van de facturen vanuit de vooraf ingevoerde abonnementen en mogelijkheid om de frequentie van de facturatie te bepalen.

Office API

Alle WinBooks® -gegevens worden onmiddellijk toegankelijk in Excel.

• Vanuit WinBooks®, exporteren van de boekhoudoverzichten naar Excel.
• WinBooks® -menu en -functies in Excel waarmee het mogelijk is om de boekhoudgegevens vanuit een Excel-werkblad op te halen (berekeningstabellen op maat).
• Consolidatie van meerdere werkbladen (consolidatie van de balans van meerdere boekjaren, van verschillende dossiers, …), SQL verzoeken, …

Bankverbinding: nationale overschrijvingen

Voor een efficiënt en snel beheer van de betalingen.

• Genereren van een voorstel van leveranciersoverschrijvingen op basis van de vervaldata van de aankoopfacturen.
• Selectie en/of wijziging van de uit te voeren betalingen.
• Aanmaak van het bankbestand dat naar de bank gestuurd dient te worden met automatisch boeken van een diverse post m.b.t. de uitgeschreven verschrijvingen die de betalingen met de overeenkomende facturen afpunt.
• Mogelijkheid om andere begunstigden (werknemers, …) te betalen met eventuele overname van een oud betalingsbestand.

Bankverbinding: buitenlandse overschrijvingen

Biedt dezelfde functionaliteiten en hetzelfde gebruiksgemak als de nationale overschrijvingen, maar laat de invoer van de gegevens die specifiek zijn voor
buitenlandse overschrijvingen toe (IBAN, BIC, kostentype, BLWI-rubrieken, …).

Bankverbinding: overname van de CODA-bestanden

Deze module laat toe de invoer van boekingen in de financiële dagboeken te automatiseren door de bankbestanden van de gecodeerde rekeninguittreksels te importeren (ISABEL): enorme tijdwinst en aanzienlijke vermindering van de fouten tijdens het invoeren en het boeken.

• Automatische afpunting van de betalingen met de rekeningen/facturen waarop ze betrekking hebben (op basis van de mededelingen, van de ankrekeningnummers, van de bedragen, …). De betaling wordt op een wachtrekening geboekt indien de automatische afpunting niet mogelijk was.
• Mogelijkheid om het gedecodeerde bestand en de afpuntingsvoorstellen te bekijken voordat de boekhouding bijgewerkt wordt.
• Na bijwerking van de boekhouding, mogelijkheid om de financiële boeking op eender welk moment te openen en de op een wachtrekening geboekte bedragen te boeken. Een « intelligent » proces bewaart de link « bankrekening/boekhoudkundige klanten-/leveranciersreferentie » om achteraf de correcte boeking te kunnen voorstellen in functie van de voor elke transactie gebruikte bankrekening.
• Alle vermeldingen die gewoonlijk op de uittreksels staan, kunnen direct in de boekhouding (financieel dagboek) geraadpleegd worden (verrichtingstype, mededeling, bankrekening, …).
• « Scanfunctie » die toelaat het volgende in te lezen CODA-bestand voor een bepaalde bankrekening terug te vinden.

Koppeling met externe programma's

Specifieke facturaties, verticale toepassingen of basisbestanden met lijst van de behaalde resultaten.

• Coherentiecontrole van de te importeren gegevens.
• Boekhoudkundige centralisatie van verkoop- en aankoopboekingen, van diverse posten, van financiële boekingen en van basisgegevens.

Beheer van de vaste activa

Deze module is perfect geïntegreerd in de boekhouding en vereenvoudigt en organiseert het volledige beheer van de vaste activa.

• Volledige en gedetailleerde activafiche gekoppeld aan de boekhouding.
• Automatische berekening van de lineaire, degressieve, versnelde, … afschrijvingen.
• Beheer van de volledige annuïteiten, van de prorata alsook van de jaarlijkse/maandelijkse/… frequenties.
• Beheer van de meerwaarden, van de overdrachten en van de veranderingen van bestemming.
• Automatische boekhoudkundige uitsplitsing.
• Samenvattende of gedetailleerde afschrijvingstabellen over één of meerdere boekjaren, investeringsaftrek (fiche 276 U), simulaties op 5 of 10 jaar, …

Forfait

Genereert automatisch de werkbladen van de beroepen die onderworpen zijn aan het forfaitaire BTW-stelsel.

• Invoer van de hoeveelheden tijdens het invoeren van de boekingen in de aankoopfacturen.
• Werkbladen afgedrukt in een door de Administratie goedgekeurd formaat.
• Automatisch bijwerken van het dagboek van de ontvangsten.

De Beveiliging

Ontwikkeld voor diegenen die een volledige vertrouwelijkheid van hun boekhoudkundige gegevens wensen te garanderen.

• Verregaand beheer van de gebruikerstoegangen per dossier. Vertrouwelijk verklaarde rekeningen.
• Beveiliging met een wachtwoord: de boekhoudkundige database kan met een wachtwoord beveiligd worden waardoor de dossiers volledig vertrouwelijk zijn en niet geautoriseerde externe programma's geen toegang hebben. Zonder wachtwoord heeft niemand toegang tot de boekhoudkundige gegevens, noch via WinBooks® noch via een extern programma.
• D.m.v. een logboek kunnen de toegangen tot dossiers getraceerd worden.

Intrastat

Een onontbeerlijke module voor de bedrijven die een Intrastat-aangifte moeten indienen.

• Invoer van de Intrastat-gegevens tijdens het invoeren van de facturen of achteraf.
• Toegang tot de officiële nomenclatuur.
• Automatisch genereren van een Intrastat-aangiftevoorstel met mogelijkheid om deze te wijzigen.
• Aangifte op papier of op informaticabestand.

Gescande documenten:een geavanceerde visie.

Een primeur ! Sinds de eerste versie van de software kan in WinBooks® elektronisch gearchiveerd worden: anders gezegd, u hebt de mogelijkheid om
elk boekhoudkundig document of elke memo te scannen en aan een boeking te koppelen.

Deze nieuwe technologie, gecombineerd met de ASP- modus die toelaat de documenten op afstand te raadplegen, zou zelfs het middelpunt van de nieuwe
« boekhoudkundige revolutie » kunnen zijn.

En er zijn alleen maar voordelen aan verbonden zowel voor de klant van de fiduciaire die in één muisklik al zijn facturen kan raadplegen (wat erg handig is tijdens een gesprek met een leverancier) als voor de fiduciaire die het archief van haar klant niet meer hoeft op te stapelen en die, dankzij de nieuwe OCR-technieken (optische herkenning), haar invoerwerk tot de éénvoudigste vorm herleid ziet.

Een scenario: de klant scant zijn boekstukken en WinBooks® zendt die via Internet op de server van de fiduciaire. Het archief gaat dus niet meer heen en terug
van de fiduciaire naar de klant. Bij het invoeren van de aankopen bij de fiduciaire wordt de eerste factuur (natuurlijke grootte in geval van een A4-scherm) naast het invoerscherm voorgesteld. WinBooks heeft de leverancier al geïdentificeerd en de invoervelden met de vermeldingen van de factuur (datum, vervaldatum, BTW-bedragen, bedragen inclusief BTW, gestructureerde mededeling, …) gevonden door OCR ingevuld. De fiduciairemedewerker hoeft enkel nog de boekingen aan te vullen en te valideren.
Het bekeken document wordt automatisch aan de boeking (gearchiveerd) gekoppeld en de volgende factuur wordt getoond. Enorme productiviteitswinst in het vooruitzicht.
Wat ons laat zeggen: invoeren is ouderwets!

De sterke punten van de WinBooks® -oplossing

• Integreert de beste huidige OCR-engine (ABBY©) die het beste herkenningspercentage garandeert.
• Werkt tevens in kleuren, met vaste, zeer gecomprimeerde (in de orde van 100 kb/document) beeldmaten.
• Volledig geïntegreerd in de boekhouding, tijdens de invoer van de facturen.
• « Freeform » en « lay-out based » herkenning met intelligent proces dat de door de gebruiker aangebrachte wijzigingen in background bewaart.
• Werkt ook op afstand in ASP-modus: zodra de documenten gescand zijn, zijn ze overal beschikbaar.
• « Light »-oplossing mogelijk: visualisatie en herkenning zonder OCR.