La gamme «Accounting»

Permet de composer votre solution comptable via une offre modulairetrès complète.

La Comptabilité générale

WinBooks® est un programme de comptabilité complet et conforme aux prescriptions les plus récentes qui intègre d’emblée de nouvelles fonctions très appréciables.

• Encodage ultrarapide en temps réel avec comptabilisation immédiate, correction des écritures jusqu’à validation définitive ou clôture périodique (par type de journal).
• Gestion automatique de la TVA partiellement déductible.
• Recherche et tri sur tous les champs des fiches clients/fournisseurs/comptes généraux (ex.: société, TVA, localité…).
• Dictionnaire d’écritures (écritures types et/ou répétitives).
• Gestion des rappels à 3 niveaux avec paramétrage sophistiqué du dessin de rappels (logo, couleurs, …) et calcul des intérêts de retard.
• Réouverture annuelle automatique et constamment à jour.
• Impressions complètes: balances, journaux, déclarations TVA, relevés Intracom, listings annuels, concordance TVA, fiches de commission 281.50 et 325.50, échéanciers, …
• Reclassement bilantaire, libellé alternatif.
• Réévaluation des postes en devises, extourne automatique d’opérations diverses, génération automatique des opérations TVA, …
• Paramétrage poussé des signalétiques, tables associées, …
• Système de back up et restore intégré, transfert automatique d’un dossier entre réseau et portable, test comptable, procédure de réorganisation, possibilité de modifier les bornes comptables en cours d’exercice, …

L’ Analytique

En fonction de l’organisation de l’entreprise et des analyses souhaitées, le gestionnaire définit un ou plusieurs plans analytiques.
A la saisie de toute pièce comptable, WinBooks® ouvre en fonction du pré-paramétrage, automatiquement ou à la demande, une fenêtre permettant d’effectuer la répartition analytique.

• Jusqu’à 9 plans analytiques de type alphanumérique ou quantité avec un nombre illimité de références par plan.
• Encodage analytique, soit à l’enregistrement de la pièce comptable, soit a posteriori lors de la consultation d’une pièce préalablement enregistrée.
• Modification ou réaffectation, soit en revenant sur la pièce préalablement enregistrée, soit via OD purement analytique.
• Par plan, définition des comptes, classes ou sous-classes de comptes nécessitant ou non des imputations analytiques.
• Clés multiples avec pourcentage affecté à chaque référence analytique.
• Dictionnaire d’écritures analytiques.
• Possibilité d’attacher une imputation analytique ou une référence dictionnaire par défaut à chaque compte général.

La Facturation et les Abonnements

Le module de Facturation se distingue par sa facilité d’utilisation
et par ses possibilités de paramétrage des dessins
de factures et autres documents (offres, notes d’envoi,…).

• Mise à jour immédiate de la comptabilité dès l’enregistrement d’une facture ou note de crédit avec possibilité de correction jusqu’à la clôture périodique.
• Paramétrage sophistiqué des dessins de factures (logo, couleurs, …), nombre illimité de layouts attachés à un ou plusieurs codes journaux.
• Factures, notes de crédit et autres types de documents (devis, notes d’envoi, …).
• Transfert d’offres ou notes d’envoi en factures.
• Mémos par document, remise par article, remise globale, escompte, frais de port, tables de commentaires et de mémos standard, impression en direct, par lot ou par sélection, …
• Création automatique des factures à partir des abonnements encodés préalablement avec détermination pour chaque document de la fréquence de facturation.

L’Office API

Toutes les données WinBooks® deviennent immédiatement accessibles en Excel.

• A partir de WinBooks®, exportation des listes comptables vers Excel.
• Menu et fonctions WinBooks® intégrés dans Excel permettant d’extraire les données comptables au départ d’une feuille Excel (tableaux de bord « sur mesure »).
• Consolidation de plusieurs feuilles (consolidation de balances de plusieurs années, de dossiers différents, …), requêtes SQL, …

Liaison bancaire: les virements nationaux

Pour une gestion efficace et rapide des paiements.

• Génération d’une proposition de virements fournisseurs sur base des échéances des factures d’achat.
• Sélection et/ou modification des paiements à effectuer.
• Création du fichier bancaire à transmettre à la banque avec imputation automatique d’une opération diverse sur virements émis réconciliant les paiements avec les factures correspondantes.
• Possibilité de payer d’autres bénéficiaires (employés, …) avec récupération éventuelle d’un ancien fichier de paiement.

Liaison bancaire: les virements étrangers

Offre les mêmes fonctionnalités et la même facilité d’utilisation que les virements nationaux tout en permettant l’encodage des données spécifiques aux virements étrangers (Iban, bic, type de frais, rubriques IBLC, …).

Liaison bancaire: la récupération des fichiers coda

Ce module permet d’automatiser au maximum la saisie des journaux financiers en important les fichiers d’extraits de comptes envoyés par votre banque (ISABEL): gain de temps considérable et diminution du risque d’erreurs d’encodage et d’imputation.

• Réconciliation automatique des paiements avec les comptes/factures auxquels ils se rapportent (sur base des communications, des numéros de comptes
  bancaires, des montants, …). Le paiement est imputé sur un compte d’attente dans le cas où la réconciliation automatique n’a pas été possible.
• Visualisation préalable du fichier décodé et des propositions de lettrage avant injection en comptabilité.
• Après injection en comptabilité, possibilité de revenir à tout moment dans le journal financier pour y imputer les montants restés sur compte d’attente. Un processus« intelligent » mémorise le lien « compte bancaire – référence comptable client ou fournisseur » de manièreà proposer ultérieurement les bonnes imputations en fonction du compte bancaire utilisé pour chaque transaction.
• Toutes les mentions habituelles figurant sur les extraits deviennent directement consultables en comptabilité dans le journal financier (type d’opération,
  communication, compte bancaire, …).
• Fonction « scan » permettant de trouver automatiquement le prochain fichier coda à récupérer pour un numéro de compte bancaire précis.

Lien avec programmes externes

Facturations spécifiques, applications verticales ou signalétiques avec liste des résultats obtenus.

• Contrôle de cohérence des données à importer.
• Centralisation comptable d’écritures de vente, d’achat, OD, financières et signalétiques.

La Gestion des immobilisés

Parfaitement intégré à la comptabilité, ce module simplifie et organise toute la gestion des immobilisés.

• Fiche des immobilisés complète et détaillée, liée à la comptabilité.
• Calcul automatique des amortissements linéaires, dégressifs, accélérés, …
• Gestion des annuités complètes, du prorata, des fréquences annuelles, mensuelles, …
• Gestion des plus-values, des cessions, des désaffectations.
• Ventilation comptable automatique.
• Tableaux récapitulatifs ou détaillés des amortissements sur un ou plusieurs exercices, liste de déduction pour investissement (fiche 276 U), simulations sur 5 ou 10 ans, …

Les forfaits

Génère automatiquement les feuilles de calcul des professions soumises au régime forfaitaire en matière de TVA.

• Encodage des quantités lors des imputations comptables dans les journaux d’achat.
• Feuilles de calcul imprimées dans un format agréé par l’Administration.
• Journal des recettes alimenté automatiquement.

La Sécurité

Conçu pour ceux qui souhaitent garantir une confidentialité totale de leurs données comptables.

• Gestion pointue des accès utilisateurs par dossier.
  Comptes déclarés confidentiels.
• Encryptage: la base de données comptables peut être encryptée sur le disque, garantissant la totale confidentialité des dossiers et rendant impossible l’accès à des programmes externes non autorisés. Sans le mot de passe, impossible d’accéder aux données comptables, ni via WinBooks®, ni via un programme externe.
• Logbook permettant de tracer les accès aux dossiers.

Intrastat

Un module indispensable pour les sociétés soumises à la déclaration Intrastat.

• Encodage des données Intrastat dès l’enregistrement des factures ou a postériori.
• Accès à la nomenclature officielle.
• Génération automatique d’une proposition de déclaration Intrastat avec possibilité de modification.
• Déclaration sur papier ou sur fichier informatique.

Virtual Invoice, documents scannés:une vision d’avance.

Une exclusivité! Depuis la première version du logiciel, WinBooks® permet l’archivage électronique,autrement dit la possibilité de scanner tout document
comptable ou mémo et de l’intégrer directement àune écriture comptable.

Cette nouvelle technologie, combinée au mode ASP qui permet de consulter les documents à distance, pourrait même être au centre de la nouvelle « révolution comptable ».

Et c’est tout avantage pour le client de la fiduciaire qui, d’un clic de souris, visualise toutes ses factures (pratique lors d’une discussion avec un fournisseur !).
Ou pour la fiduciaire qui n’empile plus les archives de son client et qui, grâce aux nouvelles techniques OCR (reconnaissance optique), voit son travail d’encodage réduit à sa plus simple expression.

Voici un scénario: le client scanne ses pièces comptables et WinBooks® les transfère via Internet sur le serveur de la fiduciaire. Fini le va-et-vient des archives ! Lors de l’encodage des achats à la fiduciaire, la première facture est présentée (grandeur nature si écran A4) à côté de l’écran de saisie. WinBooks® a déjà identifié le fournisseur et rempli les zones d’encodage avec les mentions de la facture (date, échéance, montants TVA et TTC, VCS, …) trouvées par OCR. Il ne reste plus qu’à compléter et valider les imputations. Le document visualisé est automatiquement attaché à l’écriture comptable (archivé), et la prochaine facture est présentée.

Gains de productivité énormes en vue.
Ce qui nous fait dire: encoder, c’est dépassé !

Les points forts de la solution WinBooks®

• Intègre un des moteurs OCR les plus performants du moment (ABBY©) garantissant les meilleurs taux de reconnaissance.
• Travaille également en couleur, avec des tailles d’images fixes hautement compressées (de l’ordre de 100 ko/document).
• Totalement intégré à la comptabilité, pendant l’encodage des factures.
• Reconnaissance « freeform » et « layout based » avec processus intelligent qui sauvegarde en background les améliorations apportées par l’utilisateur lors de l’encodage.
• Fonctionne également à distance en mode ASP: une fois scannés, les documents sont disponibles partout.
• Solution « light » possible: visualisation et archivage sans OCR.